Gestão de abastecimento em saúde que não se mede não se gerencia. Para instituições com volume de compras relevante, transformar a operação em algo orientado por indicadores é o que separa um setor de compras reativo de uma área estratégica de supply chain.
Este recorte aprofunda três indicadores centrais: nível de serviço, lead time e acuracidade de estoque.
Nível de serviço (NS): a meta institucional
Nível de serviço é a porcentagem de vezes em que o produto solicitado está disponível no momento em que é necessário. Fórmula simples:
NS = (pedidos atendidos integralmente ÷ pedidos totais) × 100
Instituições de saúde trabalham com NS diferenciado por categoria: 99% para itens de protocolo crítico (oncológicos, imunobiológicos, antimicrobianos de última linha), 95-97% para itens de uso rotineiro de alta criticidade, 90% para itens de baixa criticidade.
Definir o NS-meta por categoria é a primeira decisão gerencial. A partir dela, dimensiona-se estoque de segurança e nível de serviço exigido do fornecedor.
Lead time: o tempo do ressuprimento
Lead time é o intervalo entre a colocação do pedido e o recebimento do produto pronto para uso. Em compras hospitalares, ele tem vários componentes:
- lead time administrativo (autorização interna, emissão do pedido)
- lead time do fornecedor (separação e expedição)
- lead time de transporte
- lead time de recebimento (conferência, liberação, alimentação do estoque)
Medir cada componente separadamente revela onde está o gargalo. Em muitas instituições, o problema não está no fornecedor: está nos cinco dias de autorização interna.
Lead time precisa ser medido com média e desvio padrão. Média diz o esperado; desvio padrão diz a previsibilidade. Lead time de 5 dias com desvio de 1 dia é muito mais gerenciável que lead time de 5 dias com desvio de 4 dias.
Acuracidade de estoque: o que o sistema diz versus o que tem na prateleira
Acuracidade de estoque mede a coincidência entre o saldo registrado no sistema e o saldo físico real. Fórmula:
Acuracidade = (itens com saldo correto ÷ itens conferidos) × 100
Hospitais bem geridos operam com acuracidade acima de 95%. Quando está abaixo, qualquer plano de ressuprimento se torna inseguro: o sistema indica disponibilidade que não existe na prateleira, e a equipe descobre só no momento em que precisa usar.
Acuracidade se mantém com inventário rotativo (contagem cíclica em pequenos lotes, não inventário anual único), conferenciamento sistemático no recebimento e disciplina na saída do produto para uso.
Como conectar os três indicadores
NS, lead time e acuracidade são complementares. NS é o resultado final percebido pelo usuário interno. Lead time é a variável de entrada que determina quanto estoque de segurança é necessário. Acuracidade é a variável de informação que sustenta as decisões de ressuprimento.
Quando o NS cai, a investigação segue por dois caminhos: lead time aumentou ou ficou mais volátil? Acuracidade caiu? Ou houve mudança de demanda não capturada pelo planejamento? Cada caminho leva a ações diferentes.
Painel mínimo de gestão
O painel mínimo deve mostrar, por mês:
- NS por categoria, com meta
- lead time médio e desvio padrão, por fornecedor
- acuracidade de estoque, com meta
- top 10 itens fora da meta de NS, com causa identificada
Com esse painel, a reunião de gestão de abastecimento sai do anedotal e entra no quantitativo.
Implementação gradual
Instituições que ainda não medem podem começar gradualmente: dois meses medindo NS apenas em itens críticos, depois adicionar lead time, por último acuracidade. É melhor medir três indicadores bem do que dez mal.
A Merco Soluções em Saúde apoia a gestão de abastecimento em saúde com SLA documentado por categoria, lead time previsível e relatórios de performance que conversam com os indicadores internos da instituição. Fale com nossa equipe.
